諸官庁への手続き書類、お客様との契約書や提出書類、保険の申請など、現場で必要な書類の作成や提出をしています。また、現場周辺に暮らす方々への挨拶や工事の説明など、事務の仕事は幅広く、その時々でいろいろな仕事をしています。
工事中に使う現場事務所を準備するのも重要な仕事です。現場で働く社員を「所員」と呼んでいますが、現場事務所は会社でいうオフィスであり、所員がデスクワークなどをする場所です。所員の人数や構成などにより事務所内のレイアウトを考えて、机・椅子などの備品、電話回線やパソコンなどを設置します。また、作業着、ヘルメットや名刺などの安全や事務用品なども用意して、働く職場の環境を整備します。
現場事務所に必要な備品の費用や水道代、光熱費、所員の給料、交通費など、必要な予算をあらかじめ計算し、その予算と比較しながら毎月の支出をチェックしています。また、毎月工事にかかった費用については、協力会社から届くたくさんの請求書をまとめて、内容の確認を行ってから支払う処理をしています。
工事を始める前には地鎮祭や起工式、工事中には上棟式、完成したときには竣工式などの式典を開催します。安全を祈願したり工事の完成を祝ったり現場にとっては大切な行事となります。工事をスムーズに進めるために、諸官庁に相談に行ったり、近隣の方々に工事の状況を報告しご理解をいただくことも重要な仕事です。
現場事務所は、所員が毎日働く場所なので、気持ち良く仕事ができるように努めています。休憩場所や更衣室、場合によっては仮眠室、シャワー室なども設置します。現場事務所のルールを決めたり、毎日のお弁当を手配するなどして、所員が働きやすい環境づくりをしています。また、所員同士のコミュニケーションを図る機会や行事を企画して、現場事務所の雰囲気がより良くなるように心がけています。
周辺に迷惑をかけないよう現場には仮囲いをして、車両の出入口には警備員を配置し、現場近くを通行する方が安全に通れるように気をつけています。現場周辺の方々には事前に工程などをお知らせしたり、工事によっては「現場新聞」を発行して配布しています。また、定期的に現場周りの歩道を職人さんと清掃したり、地元自治会や町内会の行事やイベントに参加したりして、地元の方々とも親しくなっています。
所員の最終的な目標は、工期内の建物の完成です。現場全体をサポートするなど工事を進める上で事務の役割は欠かせないものです。事務担当としてその役割を果たしながら、所員全員が同じ目標に向かって仕事を進めていくという現場の一体感は素晴らしく、大きなやりがいを感じています。
