ここにも！
業務効率化の可能性
プロセスの自動化
近年，ホワイトカラーが行うパソコン上の業務をソフトウェア型のロボットに記録し模倣させることで，業務の代行・自動化を実現するRPA※ツールが注目されている。
端的にいえば，主に表計算ソフトなどでユーザーが登録した作業を自動で繰り返し処理するマクロファイルのようなものだが，大きな違いは，ウェブアプリケーションやメールソフトといった他のソフトウェアも自動で操作できることだ。例えば交通費精算業務の手順をRPAに登録することにより，その手順通りにブラウザやアプリケーションを起動して，紙伝票の電子データ化や経路確認といった一連の作業を行うことができる。
RPAに人間の業務を代替させ，つくり出した時間をより創造性の高い業務に充てる取組みと，RPAの活用方法を生み出すアイデアが業務の生産性向上の可能性を広げる。
※RPA：Robotic Process Automationの略語。ロボットによる業務自動化の取組み及びその概念
〈例〉交通費精算処理業務の自動化
交通費精算の紙伝票をOCRツール※で読み込み，電子データとする
※OCR：Optical Character Recognition／光学文字認識の略語。手書きや印刷された文字をコンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術
ウェブ上の経路検索アプリケーションを開き，経路の最安値と精算書記載の金額が同額かをチェックする
鹿島の活用事例
1．EC出来高要請の入力
Excelで作成したEC出来高要請※の一覧表から，EC調達システムの出来高要請を自動入力。毎月の支払業務にかかる時間を削減した。
※リース品や派遣契約など請負契約以外の少額取引について，電子システム上から協力会社に対し，当月分の出来高を請求するよう依頼をかけること
2．ミルシートの集約
協力会社から受領したミルシート※をOCRで電子データに変換し，当該電子データを所定書式に自動集約。電子データ化に要する業務を効率化した。
※鋼材の品質について証明する添付書類
3．出面集計表の作成
作業間連絡調整会議システムからデータを抽出し，所定書式の出面集計表※を自動作成。作成された集計表は作業員の手配計画や協力会社への支払いの際の照合書類として使用する。
※作業に従事している作業員の数を集計したもの
4．熱中症対策
個別登録した現場の地点ごとに気象情報を取得し，閲覧用サーバに一覧表を保存。また，設定された時間に毎日全現場へ熱中症アラートメールを自動配信する。現場はアラートメールなどの情報を使って作業員に熱中症発症リスクと具体的な対策を伝える。
業務手続きの電子化
各種申請・稟議・管理などの社内業務を電子化する取組みが当社で進んでいる。
業務手続きの電子化がもたらすのは，単なるペーパーレス化ではない。業務の流れ自体を電子化することで，例えば，外出先から申請書を提出するためだけに会社に戻る，承認者が出張のため決裁が下りるまで時間がかかる，などといった時間や場所に関する問題を改善することができる。
バックオフィスの業務効率化に大きく役立つツールとして期待される。
【電子化による効率化】
- 書類を提出するための人の移動や送付作業が不要となる
- 外出先でも申請・承認ができることによる決裁期間短縮
- 承認状況や作業状況が可視化される
- 書類の保管，整理の時間が削減される
ワークフローシステム運用イメージ
